EK : A
Belgeli Kuruluşun Yükümlülükleri ve Hakları
1 Yönetim Sistemini Uygulamak
Kuruluş belgelendirme ve ilgili standart şartlarına bütünüyle uygun
olarak, yönetim sistemlerini uygulamak ve sürdürmekle yükümlüdür;bu
uygulama yalnızca sistem şartlarına uygunluğu değil, kuruluşun
politika ve hedeflerine uygunluğu ve etkinliğin sağlandığına dair
kanıtları da içerir.Kuruluş dokümante edilmiş bir yönetim sistemi
olmasının şart olduğunu bilmek durumundadır.Belgelendirme Tetkikinin
yapılması için kuruluş şu gereklilikleri yerine getirmiş olmalıdır;
a)Kuruluşun sistemi uygulamaya başladığı tarih üzerinden üç ay
geçmiş olmalıdır.
b)Belgelendirme tetkiki gerçekleştirilmeden önce kuruluş, iç tetkik
programına uygun olarak iç tetkik yapmalıdır.Bulgulara ilişkin
kayıtları tutmalıdır. Gerekli düzeltici faaliyetleri zamanında
gerçekleştirmelidir.
c) Yönetim gözden geçirme toplantısını yapmalıdır ve ilgili
kayıtların tutmalıdır.
2 Değişiklikleri Bildirmek
Kuruluş sistem uygulamalarındaki, organizasyonel değişiklikleri,
ünvan değişikliklerini, adres değişikliklerini, tüzel kişilik
değişikliklerini ve SFR-01 Müracaat Formunda yer alan bilgilerden
herhangi birindeki her türlü değişikliği takip eden bir ay
içerisinde TURKCERT’e bildirmek zorundadır. Yapılan değişiklikler
kapsamında;
-Yeniden yapılanma (kuruluş üst yönetiminin değişmesi,
organizasyonel değişiklikler, tüzel kişilik değişikliği, şirket
evlilikleri, üretim/hizmet kapsamının tamamen değişmesi)
-Adres değişikliği,
durumlarında kuruluşta tam tetkik gerçekleştirilir ve gerektiğinde
eski belge iptal edilerek yeni belge düzenlenir. Yapılan
değişiklikler neticesinde yeni bir tetkik gerekip gerekmediği
Belgelendirme Müdürü tarafından karara bağlanarak kuruluşa
bildirilir.
3 Tetkike Yardımcı Olmak
Müracaat eden kuruluş, belgelendirme öncesi ve sonrası yapılacak
tetkiklerde yönetim sisteminin değerlendirilmesine ilişkin tüm
faaliyetlerini ve yönetim sisteminin tüm detaylarını tetkikçilere
bildirmekle, onların isteyeceği bilgileri doğru ve zamanında
vermekle, çalışmalarında her türlü kolaylığı sağlamakla yükümlüdür.
4 İrtibat Personelini Atamak
Müracaat eden kuruluş, birisi yönetim temsilcisi olmak kaydıyla
tetkikler sırasında rehber olabilecek özelliğe sahip iki kişi
belirler. Sorumlu personel, tetkik sırasında hazır bulunur ve
gerekli bilgi ve dökümanlarla tetkikçilere yardımcı olur.
5 Belgeyi Uygun Şekilde Kullanmak
Kuruluş belgesini, işlerinde, tekliflerinde, ihalelerde, reklam
amacıyla, ürün sorumluluğu açısından anlaşmazlıklarda,
ürününün/hizmetinin uygun yönetim sistemi kapsamında
üretildiğini/sunulduğunu göstermek üzere kullanabilir. TURKCERT
tarafından kuruluşlara verilen yönetim sistemi belgesi ancak
üzerinde belirtilen kapsam ve yerleşim yeri/yerleri için
kullanılabilir. Belge hiçbir şekilde başka bir kurum yada tüzel
kişiliğe devredilemez. TURKCERT tarafından kuruluşlara verilen
yönetim sistemi belgesi, kuruluşu kanuni zorunluluklardan muaf
tutmaz.
6 Geçersiz Belge Kullanmayı Durdurmak
Kuruluş sahip olduğu yönetim sistemi belgesinin askıya alınması veya
belge sözleşmesinin feshinden sonra belgesini kullanmayı ve ona atıf
yapmayı durdurmakla yükümlüdür. Belgeli olduğunu belirten her türlü
dökümanı, tanıtım malzemesini, reklam faaliyetlerini ve yönetim
sistemi belge işareti taşıyan tüm ürün ve diğer materyallerin
kullanımını durdurmalıdır.
7 Müşteri Şikayet Kayıtlarının Tutulması ve Değerlendirilmesi
Kuruluş, Yönetim Sistemindeki uygunsuzluklardan kaynaklanan ürün,
hizmet, proses ve varsa servislerinin kalite performansı ile ilgili
müşteri şikayetlerinin kayıtlarını tutacak ve gerek duyulduğunda
TURKCERT’ e ibraz edecektir. TURKCERT’ e ulaşan, belgeli
kuruluşların sistemi ile ilgili şikayetler Belgelendirme Müdürü
tarafından belgeli kuruluşa yazılı olarak bildirilir ve şikayetle
ilgili görüş istenir. Gelen görüş ilgili Belgelendirme Müdürü
tarafından değerlendirilerek bir tetkik düzenlenebilir veya normal
tetkik tarihinde kuruluşun denetlenmesi sırasında müşteri
şikayetlerine ilişkin kayıtların düzenli tutulup tutulmadığı kontrol
edilir.
8 Logoyu Uygun Şekilde Kullanmak
Belge almaya hak kazanan kuruluş TURKCERT yönetim sistemi belge
işaretini belgenin ürüne değil yönetim sistemine verildiğinin
belirtilmesi kaydıyla TL.02 Belge İşareti Kullanım Talimatı’nda
tanımlandığı şekilde kullanabilir.
9 Mali Yükümlülükleri Yerine Getirmek
Kuruluş, Sistem Belgelendirmesi ile ilgili ücretleri, TL.03 Ücret
Talimatı’na uygun olarak ödemekle yükümlüdür.
10 Kuruluşların Hakları
1.Belgelendirme sürecinde tarafsız bir hizmet almak.
2.Belgelendirme veya takip denetimlerinde önyargısız bir
değerlendirme hizmeti almak.
3.Profesyonelce ve tam zamanında yürütülen hizmet almak.
4.TURKCERT hizmetlerinden makul ücretler karşılığı faydalanmak.
5.Belgelendirme sürecine yönelik olarak TURKCERT’ in yetkin
personelinden hizmet almak.
6.TURKCERT tarafından istenilen bilgilerin yalnızca başvurulan
belgelendirme sürecine yönelik olmasını beklemek.
7.Belgelendirme ve değerlendirme sürecinde adilce
değerlendirilmek,tetkik bulgularının açıklanmasını talep etmek ( Bu
bulgular kapanış toplantılarında kuruluşa iletilecektir.)
Tetkikçiler kapanış toplantısında tetkik bulguları ile ilgili
kuruluşun sorularına yanıt vereceklerdir. (Tetkikçiler bulgularla
ilgili olarak uygunsuzlukların giderilmesine yönelik tavsiyelerde
bulunmazlar.)
8.Tetkik bulguları konusunda sorular sormak.
9.Belgelendirme ve değerlendirme sürecinde itirazlar ve şikayetlerde
bulunmak.
10.Kuruluşun yönetim sistemine, süreçlerine veya ürünlerine
uygulanan standartlarla ilgili sorularına açıklayıcı cevaplar almak.
11.TURKCERT’in kalite el kitabı ve prosedürlerine ve akreditasyon
kuruluşlarının düzenlemelerine bağlı bir şekilde kendi yönetim
sistemini uygulamasını ve sürdürmesini beklemek.
12.TURKCERT’in akredite niteliğini sürdürmesini beklemek.
Kuruluşların hakları TURKCERT’in yükümlülüklerinin devamı,
tamamlayıcı ve ayrılmaz bir parçasıdır.
|
